Die Buchhaltung stellt in der heutigen Wirtschaft eine bedeutsame Rolle dar. Ohne eine organisierte sowie strukturierte Buchführung kann kein Unternehmer Geschäfte tätigen. Abgesehen davon, dass eine ordnungsmäße Buchhaltung für jedes Unternehmen verpflichtend ist, bietet das Buchführen auch viele interessante Vorteile für das jeweilige Unternehmen.

1. Tipp: Sorgfalt

In der Buchführung ist es besonders wichtig, dass alle Geschäftsvorfälle und Buchungssätze mit äußerster Sorgfalt und Konzentration getätigt und dokumentiert werden. Hier kommt es auf jedes noch so kleine Detail an. Wer bei der Erfassung und Übermittlung der Buchungsdaten die Ruhe verliert, wird dies spätestens am Ende des Geschäftsjahres bereuen – denn dann ist der Jahresabschluss fällig. Außerdem benötigt das Finanzamt die richtigen Zahlen und Daten der jeweiligen Unternehmen – ansonsten können keine steuerlichen Erhebungen und Bemessungen berechnet werden. Daher ist es wichtig, einen besonderen Wert auf die Buchhaltung zu legen, damit es nicht zu Missverständnissen zwischen dem Finanzamt und dem Unternehmen kommt.

Ein Überblick über eine vollständige Dokumentation aller Geschäftsvorfälle:

– Ein-/Ausgangsrechnungen,

– Lieferscheine, ( zum Beispiel für einen Stückguttransport )

– Warenein-/Ausgänge,

– Abschreibungen,

– Lohnbuchhaltungsbelege,

– Verträge über Darlehen oder Kredite,

– Versicherungsunterlagen,

– Monatliche Kassenbücher.

Bis zum 10. Eines Monats muss spätestens die Übermittlung der Steuern an das Finanzamt gesendet werden – ansonsten können unschöne Strafzahlungen die Folge sein!

2. Tipp: die richtige Unterstützung in der Buchhaltung

Als Unternehmer ist die Entscheidung zu treffen, ob die Buchführung persönlich übernommen oder ein Buchhalter eingestellt werden soll. Bei beiden Vorgehensweisen gibt es sowohl Vor- als auch Nachteile.

Ausgebildete Buchhalter lassen die Lohnkosten ansteigen, jedoch übernehmen sie viel Arbeit und sparen somit auch wertvolle Arbeitszeit ein. Außerdem ist die ordnungsgemäße Buchführung ihr Fachgebiet – treten Unklarheiten auf, können sie sich problemlos um diese kümmern.

Doch auch wenn kein Buchhalter eingestellt wird, gibt es vorteilhafte Möglichkeiten, die eigene Buchhaltung organisiert zu bekommen. Professionelle Buchhaltungssoftwares erleichtern die Buchführung ungemein.

Bei der Auswahl der geeigneten Software sollte jedoch beachtet werden:

– dass die Buchhaltungssoftware zur Branche des Unternehmens passt, bei einem Aktiendepot braucht man eine andere Software, als für ein Dienstleistungsunternehmen

– dass diese den gesetzlichen Vorschriften entspricht,

– dass die Software übersichtlich gestaltet und bedienerfreundlich ist.

3. Tipp: gemeinsames Arbeiten mit dem Buchhalter

Um dem Buchhalter die Buchführung zu erleichtern, sollten Unternehmen ihm zuarbeiten und gewisse Vorgehensweisen beachten.

Folgende Arbeitsweisen helfen dabei:

– Keine Klarsichtfolien oder Dokumentenhüllen verwenden:

Denn die bereiten dem Buchhalter unnötig Arbeit. Jeder einzelne Beleg muss herausgenommen werden, bevor dieser bearbeitet oder beschriftet werden kann.

– Dokumente nicht tackern:

Zusammengetackerte Belege sind gut gemeint – denn so geht doch nichts verloren, oder? Bei jeder weiteren Bearbeitung beim Buchhalter müssen diese Dokumente jedoch erneut voneinander getrennt werden. Dieses Vorgehen kostet dem Buchhalter viel Zeit und auch Nerven.

– Vorsortierte Belege:

sortierte Belege ermöglichen dem Buchhalter schon zu Beginn der Arbeit einen besseren Überblick. Schon eine einfache Sortierung nach den Kategorien „Eingangsrechnung“ und „Ausgangsrechnung“ spart viel Arbeitszeit und erleichtert den Arbeitsalltag des Buchhalters.

An dieser Stelle ist eine Terminabsprache mit dem zuständigen Buchführer besonders wichtig – so kann der Buchhalter seine Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten besser organisieren.